Como criar um plano de ação? Dicas rápidas da GPlus Consultoria

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Crescer ou estagnar? Retroceder nem entra nessa pergunta porque é óbvio que ninguém quer. Mas eu acredito que você também não queira estagnar quando é possível crescer. Alcançar grandes resultados para a empresa, ascender na carreira, realizar metas e objetivos com efetividade, com certeza, são elementos desejados por todo profissional que busca sucesso.

Porém, como usam na metáfora, o sucesso é uma escada na qual é preciso subir um degrau por vez. Dessa forma, é preciso planejar como dar cada passo até chegar ao topoE nessa escada um dos principais obstáculos que podem te fazer cair é a indisciplina. Não organizar suas atividades, não priorizar e deixar de cumprir seus objetivos diários é o pior problema que um gestor pode ter. E como ninguém quer cair, mas sim subir os degraus do sucesso, trabalhar com um Plano de Ação torna-se essencial.

Mas o que é um Plano de Ação?

Também conhecido como Plano de Atividades ou Trabalho, essa é uma ferramenta simples e muito eficaz para o planejamento e gestão de atividades. A sua principal função é fazer com que nenhuma tarefa seja deixada para trás. Otimizar o tempo – um dos recursos mais importantes em qualquer instituição -, é o ponto fundamental do Plano de Ação para determinar a forma como a gestão do tempo está sendo gasta.

Dessa forma, o Plano de Ação é necessário para alcançar os resultados almejados ou até, na solução de problemas. Esse documento, em formato de planilha, deve conter informações relevantes para a conclusão da tarefa e alcance de bons resultados, como objetivos, ações, responsáveis e prazos.

Em suma, um bom plano de trabalho deve conter:

  • Objetivo geral a ser alcançado;
  • Lista de ações e atividades a serem feitas;
  • Data de início e prevista conclusão de cada ação ou atividade;
  • Orçamento para cada ação ou atividade;
  • Responsável pela execução de cada ação;
  • Objetivos de cada ação ou atividade;
  • Riscos previstos na execução e os seus respectivos planos de contingência.

A importância de definir um Plano de Trabalho

Essa ferramenta é indicada para empresas que desejam crescer e se manter no topo, independente do seu porte. Com informações dispostas de forma clara, a garantia de que as decisões tomadas sejam as corretas é maior, também possibilitando o diagnóstico precoce e correções de eventuais problemas. Assim, a planilha de plano de atividades é principalmente indicada para alcançar soluções a curto prazo.

E como é uma ferramenta simples – uma planilha que pode ser digital ou impressa -, ela é extremamente utilizada diversos segmentos de gestão: de projetos, de riscos, financeira, marketing, planos de negócio, planejamentos estratégicos, etc.

A enorme economia de tempo e recursos é nítida quando essa simples metodologia é usada, pois deixa de lado dúvidas e discussões em relação a execução dos planos, gerando muito mais produtividade. Isso porque os responsáveis têm melhor visão sobre o que fazer, quando, onde e como fazer.

4 Passos para criar um Plano de Ação

Assim como qualquer processo de planejamento, o Plano de Trabalho tem um início, um desenvolvimento e uma conclusão. Esses 4 momentos são fundamentais:

  • Estabelecer metas;
  • Planejar ações;
  • Monitorar atividades;
  • Avaliar resultados.

Estabeleça metas

O primeiro passo ao criar um plano de ação é definir seu objetivo. Organize-se e liste como a sua equipe contribui para o alcance dos objetivos da organização. Também é importante saber como as suas atitudes – e também da sua equipe – cotidianas contribuem para atingir esses objetivos.

É no momento de definir metas que será possível identificar eventuais problemas que estão prejudicando você e sua empresa na realização das atividades. Só então, que será possível partir para o Planejamento, levantando prazos e custos.

Planeje

Objetivo definido com clareza, o planejamento será a etapa que formulará a base de toda a estrutura do seu plano de ação. Nesse momento, são definidos as principais atividades e ações a serem realizadas, junto aos respectivos recursos destinados a elas e os responsáveis por cada atividade.

Contudo, alcançar um objetivo geral pode ser algo difícil e complexo. Portanto, divida grandes tarefas em partes menores e mais gerenciáveis. Desse modo, estabeleça os objetivos específicos de cada ação, que resultará no objetivo geral. Isso torna as tarefas mais fáceis de serem executadas e também gerenciadas.

Monitore

Nesse momento, as ações planejadas serão postas em prática. Com valores de recursos atribuídos a cada ação já dispostos no Plano de Ações, o gestor, ou executor, deve acompanhar e analisar a execução das atividades, pois é nesse momento em que é possível corrigir possíveis erros.

Por essa razão, é importante estabelecer um cronograma com os períodos de execução e momentos que serão feitas as análises. Mas somente acompanhando os processos que é possível saber o andamento das ações e identificar falhas, realizando a correção mais adequada.

Acompanhe e cobre dos responsáveis, garantindo que tudo esteja ocorrendo bem. Você pode, por exemplo, criar um cronograma de envios de relatórios ou de apresentações de resultados individuais ou em equipe.

Avalie

Após a realização das ações estabelecidas os resultados devem ser avaliados. Exporte todos os dados para um documento para visualizá-los. Esse é um dos momentos mais importantes, pois ele serve para realinhar os próximos passos e avaliar quais foram os aprendizados adquiridos.

O Plano de Ações deve servir como um guia para o cumprimento de tarefas, de prazos e para atingir os objetivos. Por isso, é tão importante que ele não seja interrompido ou esquecido, pois essa ferramenta trará enormes benefícios para a sua gestão e sua empresa. Reveja sempre seu plano de ação e engaje seus colaboradores a seguir em frente sem perder o objetivo.

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